cos’è, come funziona e come attivarla nel 2026

Sin dalla sua introduzione, la PEC ha avuto un effetto dirompente nella comunicazione online affermandosi come uno strumento leva per garantire la sicurezza e l’integrità dei messaggi elettronici tra privati, aziende e pubblica amministrazione, espandendosi anche oltre i nostri confini nazionali.

Infatti, con la definizione a giugno 2022 dello standard ETSI EN 319 532-4, la PEC è diventata europea, prevedendo due step di adeguamento delle caselle esistenti: il riconoscimento del titolare della PEC e l’attivazione della verifica in 2 passaggi.

In questa guida aggiornata vediamo nel dettaglio cos’è la PEC, come funziona, chi è obbligato ad averla, come si apre, cos’è il dominio PEC e come fare per trovare o inviare una PEC anche senza averne una propria.

Cos’è la PEC?

PEC, acronimo di posta elettronica certificata, è un sistema che offre garanzie legali equiparabili a quelle della raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con i vantaggi tipici delle comunicazioni digitali. La PEC garantisce la riservatezza e l’integrità dei messaggi, impedendo la loro alterazione o intercettazione durante il trasferimento. Inoltre, come appena sottolineato, offre un meccanismo di tracciamento che consente di avere una prova legale dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, fornendo così una valida documentazione per eventuali controversie.

Nata in Italia nel 2005, la PEC è stata introdotta per semplificare e digitalizzare i rapporti con enti pubblici, aziende e professionisti, garantendo sicurezza, tracciabilità e autenticità dei messaggi. Questo innovativo strumento è il risultato di un’iniziativa legislativa italiana, che per prima ha reso obbligatorio il suo utilizzo in diversi ambiti, trasformandola in un modello all’avanguardia nel panorama internazionale.

Come funziona la PEC

Il funzionamento della PEC si basa su un sistema di ricevute che certificano ogni fase dell’invio e della ricezione del messaggio:

1. Invio del messaggio: il mittente scrive e invia la PEC dalla propria casella.
2. Ricevuta di accettazione: il gestore PEC del mittente rilascia una ricevuta con un codice univoco che attesta l’avvenuta accettazione del messaggio, allo stesso modo in cui una raccomandata viene accettata dall’ufficio postale.
3. Consegna al destinatario: il messaggio viene recapitato nella casella PEC del destinatario.
4. Ricevuta di avvenuta consegna: il gestore PEC del destinatario invia al mittente una seconda ricevuta che conferma la corretta consegna del messaggio.

Se la casella del destinatario non fosse raggiungibile, ad esempio perché non più attiva o per problemi tecnici non legati al servizio PEC, il gestore del mittente invia un avviso di mancata consegna.

Questo scambio di ricevute è ciò che rende la PEC uno strumento con pieno valore legale, a differenza di una normale email: ogni passaggio è tracciato, certificato e conservato dai gestori accreditati, che devono garantire sia il corretto funzionamento tecnico del servizio sia l’autenticità dei titolari delle caselle.

Chi deve avere una PEC?

In Italia, la PEC è un obbligo di legge per specifiche categorie di soggetti. Tutte le imprese e i professionisti iscritti in albi o registri devono obbligatoriamente dotarsi di un indirizzo PEC e comunicarlo agli enti competenti. Nello specifico, l’obbligo riguarda:

• Società di capitali (S.r.l., S.p.A., S.a.p.a.) e società cooperative.
• Società di persone (S.n.c., S.a.s.) e ditte individuali con partita IVA.
• Professionisti iscritti ad albi (avvocati, commercialisti, ingegneri, medici, architetti, ecc.).
• Enti pubblici e Pubbliche Amministrazioni.

Per le imprese, la PEC deve essere comunicata al Registro delle Imprese al momento dell’iscrizione o dell’avvio dell’attività. Per i professionisti, l’indirizzo va comunicato al proprio ordine o collegio professionale di appartenenza.

La Legge di Bilancio ha esteso nel 2025 l’obbligo di domicilio digitale (inteso quale indirizzo di posta elettronica certificata iscritto al Registro delle Imprese) alle figure apicali di società di capitali, società consortili e cooperative:

• amministratore unico;
• amministratore delegato;
• in assenza di quest’ultimo, presidente del consiglio di amministrazione.

La PEC utilizzata come domicilio digitale deve essere personale e attribuibile esclusivamente al soggetto che riveste la carica; non può quindi coincidere con l’indirizzo di posta certificata dell’impresa. L’obbligo della comunicazione è in capo all’impresa e si applica soltanto a uno dei tre soggetti indicati dalla normativa.

Quando è obbligatorio e consigliato utilizzare una PEC

Quando basta una email tradizionale e quando, invece, serve una PEC per tutelarsi o rispettare la normativa?

Come si fa ad aprire una PEC

Per aprire una PEC è necessario rivolgersi a un provider che fornisce questo servizio, e tra questi Shellrent. La procedura di attivazione è semplice: seleziona la PEC desiderata, scegli il nome della casella e inserisci i dati del titolare per completare l’operazione.

La PEC può essere utilizzata sia attraverso la webmail, sia configurando un client di posta elettronica come Outlook.

Come fare una PEC aziendale

Per un’azienda, il procedimento di attivazione non cambia molto rispetto a quello di una PEC personale, ma cambiano alcuni aspetti da tenere in considerazione:

• Intestazione: la casella deve essere intestata alla ragione sociale dell’impresa (non alla persona fisica che la gestisce), salvo il caso specifico del domicilio digitale personale delle cariche apicali.
• Comunicazione al Registro delle Imprese: una volta attivata, la PEC aziendale va comunicata al Registro delle Imprese in fase di costituzione o di variazione dei dati societari.
• Numero di caselle: un’azienda può attivare più indirizzi PEC (es. [email protected], [email protected]), utili per smistare le comunicazioni tra reparti diversi.
• Dominio personalizzato: per rafforzare l’identità aziendale, è possibile attivare la PEC su un dominio proprio invece che su un dominio generico del provider (ne parliamo nel dettaglio nel paragrafo successivo).

Che differenza c’è tra una PEC e una mail?

A differenza della posta elettronica tradizionale, che non ha valore legale, la PEC è un sistema di comunicazione certificata che garantisce la prova dell’invio e della ricezione di un messaggio, equiparandola a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Offre una maggiore sicurezza, tracciabilità e validità giuridica ai messaggi scambiati.

Il servizio di posta elettronica certificata è studiato per rilasciare al mittente una ricevuta di accettazione da parte del sistema, contenente un codice univoco identificativo della comunicazione (proprio come avviene al momento dell’accettazione di una raccomandata da parte delle Poste), garantendo in tal modo l’autenticità del messaggio che si sta inviando.

Al momento della ricezione da parte della casella PEC del destinatario, il sistema elaborerà una seconda ricevuta (di avvenuta consegna) che attesterà la correttezza del procedimento, nonché la ricezione da parte del soggetto a cui era destinata la mail certificata.

Nel caso in cui la casella di posta del destinatario non fosse raggiungibile, in quanto non più in uso da parte del mittente o non utilizzabile a causa di altri eventuali problemi tecnici non legati al servizio PEC, il gestore della Posta Elettronica Certificata del mittente trasmetterà a quest’ultimo un avviso di mancata ricezione da parte del destinatario della comunicazione inoltratagli.

Vantaggi della PEC

La certezza del contenuto

La posta elettronica certificata è un servizio avente carattere legale, ciò significa che per garantire la sicurezza delle informazioni trasmesse attraverso questo metodo è necessario avere la certezza che quanto trasmesso non sia in alcun modo alterabile da soggetti terzi.

I protocolli di sicurezza riguardano proprio questo aspetto: rendono immodificabile non solo il testo del messaggio, ma anche gli eventuali allegati trasmessi via PEC.

Occorre considerare che il servizio di posta elettronica certificata è rilasciato da Enti certificati, i quali dovranno non solo garantire il corretto funzionamento del servizio, ma anche l’autenticità dei titolari delle caselle PEC, facendo loro sottoscrivere dei contratti ad hoc, oltre a richiedere, agli stessi, i documenti identificativi dei soggetti a cui verrà collegata la casella PEC.

Il valore legale

L’inoltro di una PEC dispone di una ricevuta di avvenuta accettazione da parte del Gestore della casella PEC del mittente, ricevuta riportante la data e l’ora esatta di trasmissione e di ricezione (nel caso della ricevuta di avvenuta consegna).

Le caratteristiche tecniche di cui è dotata di una casella di posta elettronica certificata consentono di rendere la comunicazione opponibile a terzi dell’avvenuta consegna. Il valore legale della PEC è disciplinato e dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 emesso l’11 febbraio 2005.

Oltre alle comunicazioni trasmesse dai vari soggetti provati, la casella di posta elettronica certificata può essere utilizzata anche per la ricezione degli atti giudiziari, pertanto, in caso di vertenze dinanzi agli Orani giudicanti, il convenuto potrebbe ricevere la notifica di un verbale o atto direttamente sulla sua casella PEC.

Quali documenti possono essere trasmessi con la PEC?

Come abbiamo detto, la Posta Elettronica Certificata è un servizio garantito, sia sotto l’aspetto tecnico, sia sotto quello legale.

In ambito legale, occorre ricordare che i professionisti e le aziende sono tenute al possesso di una casella di posta elettronica certificata, presso la quale ricevere comunicazioni ufficiali aventi le medesime caratteristiche di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.

Ad ogni modo, non vi è un limite di utilizzo della PEC, ciò significa che tramite la stessa potranno essere inoltrate e ricevute anche semplici comunicazioni, definite interlocutorie. La PEC non è altro che una casella di posta elettronica, leggermente potenziata: ovvero dotata di protocolli che rendono più sicura la trasmissione dei messaggi in essa contenuta.

Attraverso la casella PEC il mittente potrà inoltrare qualsiasi tipo di comunicazione con qualsiasi tipo di allegato, utilizzandola per:

• Inoltrare comunicazioni e documenti alla Pubblica Amministrazione
• Partecipare a gare d’appalto
• Trasmettere le buste paga ai propri dipendenti
• Convocare assemblee sociali
• Comunicare la disdetta di un contratto
• Trasmettere circolari e direttive agli organi della società

Come trovare la PEC di una persona fisica

Da luglio 2023 è pienamente operativo l’INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali: un elenco pubblico che raccoglie gli indirizzi PEC dei cittadini che scelgono di eleggere la propria posta certificata a domicilio digitale, per ricevere le comunicazioni della Pubblica Amministrazione.

Per trovare la PEC di una persona fisica iscritta all’indice è sufficiente:

1. Accedere al portale ufficiale dell’INAD.
2. Inserire il codice fiscale della persona di cui si vuole conoscere il domicilio digitale.
3. Consultare l’indirizzo PEC associato, se presente.

È importante sapere che l’iscrizione all’INAD per i privati cittadini è volontaria: se una persona non si è mai registrata, il suo indirizzo PEC (qualora ne possieda uno) potrebbe non risultare nel database pubblico. In quel caso, la PEC andrà richiesta direttamente all’interessato.

Per approfondire come funzionano le comunicazioni della PA tramite domicilio digitale, leggi Domicilio digitale: le comunicazioni della PA arrivano sulla PEC.

Come inviare una PEC se non si ha la PEC

Non avere una casella PEC personale non impedisce di inviarne una: esistono alcune soluzioni praticabili, anche se con alcune differenze rispetto all’invio “PEC su PEC”:

• Servizi di invio occasionale: alcuni gestori consentono, a pagamento, di inviare un singolo messaggio PEC senza dover attivare un abbonamento, utile per comunicazioni una tantum.
• Invio da email ordinaria verso una PEC: è tecnicamente possibile inviare un messaggio da un indirizzo email normale a un indirizzo PEC, ma in questo caso il messaggio non acquisisce valore legale di PEC, perché manca la certificazione sul lato mittente. Il destinatario riceverà comunque il contenuto, ma senza le garanzie tipiche di invio e ricezione certificati.
• Rivolgersi a soggetti terzi abilitati: in alcuni contesti (ad esempio tramite un legale, un commercialista o uno sportello abilitato) è possibile far inoltrare una comunicazione via PEC per proprio conto.

Se hai necessità di inviare comunicazioni con valore legale in modo continuativo, la soluzione più semplice e conveniente resta comunque l’attivazione di una casella PEC personale o aziendale.