Sicurezza negli eventi aziendali: come prevenire i rischi

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Scelte che fanno la differenza

L’esperienza maturata da Smart Eventi consente all’agenzia milanese di poter contare su linee guida consolidate nel corso degli anni e frutto di una serie di competenze e necessità specifiche, tra cui, in primis, quella di studiare bene la disposizione degli spazi  e il numero partecipanti. La prima, infatti, condizionerà il modo in cui gli ospiti si muoveranno durante l’evento, mentre il secondo dovrà essere compatibile con la capienza e le caratteristiche della location selezionata.

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Queste considerazioni vanno affrontate già nelle prime fasi di progettazione dell’evento, quando è ancora possibile individuare eventuali problemi a monte e intervenire subito in modo efficace, senza compromettere il resto della pianificazione.

Valutazione dei rischi: una responsabilità concreta

Una corretta valutazione della sicurezza parte infatti dall’analisi di come le persone utilizzeranno effettivamente gli spazi. Bisogna cioè immaginare concretamente cosa accadrà quando gli ospiti arriveranno, si metteranno in coda per accedere, si sposteranno da un’area all’altra e, infine, defluiranno, in gruppo o a scaglioni, alla fine dell’evento. È soprattutto nei momenti di maggiore affluenza, infatti, che potranno verificarsi assembramenti complicati o comportamenti imprevedibili, con conseguenze potenzialmente pericolose.

Per questo è importante andare oltre il rispetto dei semplici obblighi normativi (chiaramente imprescindibili), per provare a capire come evitare ogni tipo di imprevisto e non solo i rischi più scontati.

La valutazione deve inoltre tenere conto delle caratteristiche del pubblico. La presenza di bambini e ragazzi può richiedere accorgimenti specifici, così come la partecipazione di persone con disabilità o difficoltà di apprendimento, che potrebbero avere bisogno di soluzioni adeguate per accedere alla location e vivere l’esperienza in condizioni di sicurezza.

Quando la folla diventa un rischio: cosa può succedere e perché

Tra i pericoli più seri rientrano i “colli di bottiglia” e gli eventuali movimenti incontrollati delle persone, che possono finire schiacciate contro altri partecipanti oppure contro strutture e barriere.

A queste situazioni possono aggiungersi cadute, calpestamenti e comportamenti imprudenti, come il tentativo di arrampicarsi su impalcature o attrezzature per raggiungere un punto di osservazione migliore. Può sembrare uno scenario improbabile finché non ci si trova davanti alla sua materializzazione, con centinaia di persone che cercano di attraversare un unico ingresso o si accalcano pericolosamente, senza rendersi conto di quanto la situazione possa ancora degenerare.

Esistono poi rischi legati alle caratteristiche di una specifica location o a particolari modalità di allestimento. Pensiamo ad esempio alla compresenza, negli stessi spazi, di pedoni e veicoli, a un numero insufficiente di ingressi e uscite o alla presenza di stand e punti ristoro che ostacolano il transito. Vanno considerate inoltre eventuali anomalie nel funzionamento di tornelli e attrezzature, senza trascurare le possibili cause di incendio, come quelle legate alle apparecchiature utilizzate per la preparazione dei cibi.

Prevedere l’affluenza e conoscere il pubblico

Come già sottolineato, per organizzare un evento sicuro è fondamentale stimare con la maggiore precisione possibile il numero di partecipanti, anche basandosi sui dati delle edizioni precedenti o sul confronto con eventi simili. Anche l’attrattiva degli artisti o delle attività in programma può influenzare sensibilmente l’affluenza e andrà quindi considerata, in sede di pianificazione.

La stima dovrà tuttavia tenere conto anche di fattori variabili, come le condizioni meteorologiche, la situazione economica dei partecipanti, l’efficacia dei collegamenti offerti dai mezzi di trasporto e la coincidenza con festività o giornate in cui gli ospiti potranno essere più o meno numerosi.

Conoscere il tipo di pubblico atteso è altrettanto importante. L’età degli intervenuti, il tipo di spettacolo e l’eventuale consumo di alcol potranno infatti incidere molto sui comportamenti della folla. Concerti ed eventi sportivi, per esempio, tendono a generare dinamiche più imprevedibili e difficili da controllare, soprattutto quando sale sul palco un artista particolarmente atteso o quando il pubblico reagisce a una partita “chiave” o a un momento decisivo di una specifica competizione.

Anche le code e i tempi di attesa andranno gestiti con attenzione. Un’organizzazione poco efficace può infatti spingere le persone a scavalcare le transenne per raggiungere più rapidamente una determinata area, oppure a venire meno, in generale, al rispetto delle norme di sicurezza. Predisporre misure adeguate prima che la situazione degeneri è sempre un’ottima idea.

Definire la capienza e predisporre un piano di gestione della folla

Naturalmente, anche la location scelta dovrà consentire agli ospiti di spostarsi in sicurezza, con ingressi e uscite sempre accessibili e percorsi verso le aree protette chiaramente individuabili, in caso di emergenza. Anche per questo stabilire la capienza massima consentita è essenziale, in quanto il il numero di persone presenti condiziona direttamente l’utilizzo degli spazi e la possibilità, per i soccorritori, di raggiungere rapidamente le persone in difficoltà.

Questo aspetto diventa ancora più importante quando l’evento si svolge all’aperto, perché i confini dell’area possono risultare meno “evidenti” e possono inoltre esserci incognite che non dipendono direttamente dalle scelte dell’organizzatore. In questo caso, suddividere lo spazio in modo funzionale metterà facilmente in rilievo i punti di accesso e di uscita dalle aree riservate al pubblico e dagli spazi destinati ad attrazioni, bar o palchi.

È altrettanto importante effettuare un sopralluogo preventivo, cercando di immaginare come cambieranno le dinamiche quando i partecipanti inizieranno ad arrivare. Un veicolo parcheggiato in modo da ostacolare l’accesso dei mezzi di soccorso o persone ferme davanti a un ingresso, oppure in zone interdette al pubblico, possono creare subito difficoltà complesse da gestire a evento iniziato. Anche l’illuminazione merita un’attenzione particolare, soprattutto quando gli ospiti arrivano di giorno e lasciano la location dopo il tramonto. Questo è un aspetto che rischia spesso di essere sottovalutato, considerando che molti sopralluoghi vengono effettuati durante il normale orario di lavoro e quindi alla luce del sole, anche se percorsi e accessi poco illuminati possono diventare un serio problema nelle ore serali. Non fare questo errore!

Stabilisci eventuali precauzioni integrative e aggiorna le procedure

Una volta individuati i possibili rischi, occorre verificare quali misure di sicurezza siano già presenti e stabilire se risultino adeguate alle caratteristiche dell’evento. Dove necessario, bisognerà adottare ulteriori precauzioni e predisporre un piano operativo che definisca quali procedure seguire in caso di incidente o emergenza. Il piano dovrà essere condiviso con tutte le persone coinvolte nell’organizzazione dell’evento, affinché ciascuno sappia come comportarsi e abbia chiari i compiti di propria competenza.

Le procedure di sicurezza dovranno inoltre essere verificate periodicamente, per accertarsi che vengano effettivamente rispettate e continuino a funzionare come previsto. Al termine di ogni evento sarà infine opportuno organizzare un confronto con chi ha partecipato alla sua realizzazione, soprattutto se si sono verificate situazioni critiche. Quando opportuno, coinvolgere anche le forze dell’ordine e le autorità locali permetterà di individuare eventuali punti deboli non emersi durante la pianificazione e di capire quali aspetti migliorare, in vista delle occasioni successive.

Le garanzie offerte dai professionisti

Gran parte di questo lavoro rimane invisibile agli ospiti, che probabilmente non si accorgeranno mai di quante verifiche siano state effettuate sulla location e di quante decisioni siano state prese per tutelare la loro sicurezza.

È proprio qui, però, che si riconosce la competenza di un event planner professionista, soprattutto nella sua capacità di anticipare i problemi e predisporre le misure necessarie affinché gli ospiti vivano un’esperienza coinvolgente che sembra spontanea, ma che è il risultato della preparazione e della capacità di giudizio di chi sa organizzare tutto alla perfezione.

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