Come agire al meglio dietro le quinte di un evento aziendale
Il programma operativo: la guida per tutta la produzione
Il programma operativo, spesso chiamato run of show, è il documento di riferimento che scandisce l’evento in ordine cronologico e riporta orari e istruzioni per tutti i professionisti coinvolti, stabilendo indicazioni di produzione per ogni segmento, intermezzi inclusi.
Immagina la classica convention aziendale, con un video di apertura che parte mentre gli ospiti prendono posto e a seguire l’ingresso del presentatore, accompagnato dallo spegnimento dello schermo e da un cambio luci mentre, più avanti, il lancio di un prodotto può richiedere che l’operatore video avvii la riproduzione al segnale dello show caller, mentre il tecnico prepara il palco per la presentazione.
Se una di queste operazioni subisce un ritardo, anche i passaggi successivi possono risentirne, con margini ridotti per recuperare e per questo il programma operativo assegna a ogni segnale un responsabile preciso, così che la squadra possa seguire la sequenza prevista senza dover chiarire ogni dettaglio mentre l’evento è in corso.
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Mantenere il documento aggiornato diventa più complesso quando le attività si spostano all’interno di diversi spazi della stessa location. Può capitare, ad esempio, che un relatore invii una versione modificata della presentazione poco prima di salire sul palco: in questo caso l’operatore dovrà sostituire il file e verificarne il corretto funzionamento in tempo per la proiezione, ma, nel frattempo, i colleghi che lavorano in un’altra area potrebbero avere ancora a disposizione una versione precedente del programma.
Ecco perché le modifiche dovranno raggiungere tutti in tempo utile, soprattutto quando una sessione si prolunga e occorre decidere se posticipare l’intervento successivo oppure rivedere gli orari del resto della giornata.
Chi fa cosa dietro le quinte di un evento?
In questo equilibrio scandito da segmenti e segnali precisi, l’event manager supervisiona il progetto nel suo insieme e mantiene i rapporti con il cliente, il production manager coordina esigenze tecniche e aspetti organizzativi necessari allo svolgimento concreto dell’iniziativa e lo stage manager segue le attività preparatorie all’interno della location e verifica che ogni segmento del programma sia pronto a partire, intervenendo quando emerge un problema che potrebbe compromettere la tabella di marcia. Al direttore tecnico, o technical director, spetta invece la supervisione dell’allestimento e una stretta collaborazione con i tecnici audio e luci, al fine di predisporre gli impianti necessari.
Lo show caller comunica infine i segnali che regolano lo svolgimento del programma, mentre quando è previsto un collegamento da remoto possono entrare in gioco anche professionisti specializzati nello streaming.
Durante l’evento, le responsabilità di queste figure si intrecciano continuamente e ogni alterazione della scaletta può ripercuotersi anche sul lavoro di chi è addetto a un altro segmento. Se un relatore è in ritardo, per esempio, lo show caller deve sapere se l’intervento successivo potrà mantenere orario e tempi previsti, mentre la squadra incaricata di predisporre il necessario dovrà ricevere tempestivamente le nuove indicazioni.
Perché le prove tecniche fanno la differenza
Le prove tecniche permettono di simulare lo svolgimento del programma in condizioni simili a quelle dell’evento, verificando che i relatori si trovino a proprio agio con i microfoni e che i video vengano riprodotti correttamente. Cronometrare in anticipo i cambi di scena aiuterà inoltre a individuare eventuali passaggi per cui i tempi previsti sono troppo stretti.
D’altro canto, come ogni operatore del settore sa bene, alcuni problemi tendono a emergere soltanto quando i file vengono testati sulle attrezzature della location selezionata. Un video potrebbe avere un formato sbagliato oppure una presentazione potrebbe utilizzare un font che il sistema non riesce a visualizzare correttamente e scoprirlo durante l’evento sarebbe un incubo, perché inconvenienti simili lasciano pochissimo tempo per intervenire e creano in sala un senso di paralisi e imbarazzo inesprimibile a parole.
E se non è proprio possibile organizzare una prova completa? In questo caso è senz’altro utile un piano B, e cioè un briefing tecnico che consenta di esaminare la scaletta e stabilire chi contattare in caso di difficoltà, chiarendo anche chi è autorizzato ad approvare eventuali modifiche.
Quando il programma cambia
Anche la preparazione più accurata, tuttavia, non può escludere il ritardo di un relatore o un guasto tecnico che interrompa una presentazione. In questo caso, la squadra di produzione deve valutare rapidamente la situazione e tenere informato il cliente, cercando una soluzione che limiti le ripercussioni sul resto del programma.
Per questo la gestione degli imprevisti comincia molto prima dell’evento ed è importante confermare per iscritto gli orari di accesso alla location, oltre a richiedere i file delle presentazioni con sufficiente anticipo, così da poter effettuare i controlli tecnici necessari. Occorre inoltre concordare chi può autorizzare le modifiche alla scaletta, soprattutto quando queste rischiano di coinvolgere i fornitori o di incidere sugli impegni contrattuali.
Se una sessione si prolunga oltre il tempo previsto, la squadra deve esaminare gli appuntamenti successivi e capire dove sia possibile recuperare minuti. Inserire una pausa dedicata al networking potrà offrire un certo margine di flessibilità, mentre uno spettacolo programmato o una partenza legata a necessità di trasporto potrebbero non essere modificabili. A quel punto, lo show caller comunicherà le modifiche, consentendo ai colleghi di adeguare il proprio lavoro agli orari aggiornati.
Una preparazione accurata per un evento ben riuscito
Per questa ragione, negli eventi aziendali la qualità della produzione incide direttamente sullo svolgimento del programma e sull’immagine che l’azienda trasmette ai partecipanti. Anche i relatori devono poter contare su un supporto tecnico affidabile per presentare i loro contenuti, mentre i fornitori hanno bisogno di istruzioni precise e di un preavviso adeguato per organizzare il lavoro secondo i tempi concordati.
Il piano di produzione deve infine tenere conto degli obiettivi del cliente e dei vincoli pratici della location, offrendo alla squadra indicazioni sufficientemente chiare per gestire anche gli imprevisti dell’ultimo minuto e alternative valutate con cognizione di causa, quando è necessario rivedere la tabella di marcia.
Solo allora, quando tutti questi aspetti saranno stati chiariti, l’event planner potrà essere relativamente sicuro di garantire ai partecipanti un’esperienza impeccabile, ma attenzione a rilassarsi troppo! Per gli addetti ai lavori i remi in barca si tirano solo dopo aver conquistato il porto.
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